Integritetspolicy för Växtlust Värmland

Bakgrund
Med anledning av att den europeiska dataskyddsförordningen (GDPR) träder i kraft 25 maj och därmed ersätter svenska personuppgiftslagen (PUL) har detta principdokument författats. I dokumentet förtydligas hur aktuell förening bedriver sin verksamhet och hur vi därför hanterar personuppgifter. Denna policy förklarar även hur vår webbplats vaxtlust.se samlar in och behandlar dina uppgifter, vilka val och möjligheter du har samt hur du kan utöva dina rättigheter.

Vi anser att skyddet för personuppgifter är viktigt och strävar efter att utforma vår verksamhet och webbplats med respekt för besökarnas integritet. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Föreningens verksamhet
Föreningen Växtlust Värmland bildades 22 september 2015 och är en svensk offentligstyrd ideell förening. Verksamheten bedrivs utifrån en, i trepartnerskap framtagen och av Jordbruksverket godkänd, strategi för leaderområdet. Föreningen arbetar med ansökningar om projektstöd under EU:s programperiod 2014–2020. De tre sektorerna, offentlig, privat och ideell sektor, arbetar i samverkan med lokalt ledd utveckling genom leadermetoden, utifrån ett avtal med Jordbruksverket. Leaderområdet omfattar hela den geografiska ytan, och alla invånare, i de sex kommunerna Arvika, Eda, Hagfors, Sunne, Säffle och Torsby kommuner. Startdatum för föreningens stödrelaterade verksamhet var 2016-01-11. Slutdatum för det fysiska stödförmedlande hanteringsarbetet infaller tidigast efter juni 2023. Efter den sista slututbetalningen av ett projektstöd förmedlat genom Föreningen Växtlust Värmlands projekthantering anger EU:s regelverk att stödrelaterat material ska sparas och finnas tillgängligt i ytterligare 10 år. Detta i kombination med svensk lagstiftning, exempelvis bokföringslagen, innebär att personuppgifter hanteras, och kommer att behöva sparas, under lång tid inom denna förening.

Vad en personuppgift är, hur de samlas in och hur de används används
All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet räknas enligt personuppgiftslagen som en personuppgift. När ett namn kombineras med annan information, som gör att personen kan spåras och identifieras, är detta att betrakta som en personuppgift. Hit räknas exempelvis adress, e-postadress, telefonnummer, organisationstillhörighet och IP-adress. Fotografier och ljudupptagningar på individer som behandlas i dator kan också vara personuppgifter även om inga namn nämns. Bilder där personer framträder tydligt på webbplatsen är en personuppgift.

Vi behandlar namn, e-postadress och telefonnummer som lämnas till oss via kontaktformulär på webbplatsen. Personuppgifterna behandlas för att vidta begärda åtgärder, som att besvara frågor eller skicka material. Med behandling åsyftas alla åtgärder som vidtas med personuppgiften i fråga. Det kan innebära insamling, registrering och organisering samt bearbetning, lagring och användning. Personuppgifterna kan även komma att användas för marknadsföring av projektstöd, inbjudningar till möten och andra kontakter rörande våra projektstöd.

Anställda och förtroendevalda inom föreningen registreras även i enlighet med de krav som är förknippade med aktuellt löne- och bokföringssystem. De anställda och förtroendevalda finns även i e-postlistan för Växtlusts digitala nyhetsbrev samt registreras i ett medlemsregister. Föreningen Växtlust Värmland bedriver egna samt hanterar andras projekt. Under den projekttid ett projekt genomförs hanterar föreningens personal och styrelse projektägarens information och uppgifter. Information av betydelse för projektets genomförande sparas i pärm eller digitalt inom Jordbruksverkets IT-system.

För att starta ett projekt inom Växtlust Värmland behövs en formell ansökan. Ingen enskild person kan äga ett projekt, men alla juridiska personer som beviljats ett projekt har från början genomfört en ansökan genom en privatpersons personnummer. Ansökan om projektstöd sker via Jordbruksverkets hemsida. Kategorin intressenter utan något genomfört ansökningssteg i Jordbruksverket IT-system är den enda kategorin ovan där det är möjligt att plocka bort kontaktuppgifter för den som inte längre önskar finnas noterad inom Föreningen Växtlust Värmlands verksamhet.

 

Vid besök på webbplatsen och vid nedladdning av dokument behandlar vi automatiskt information som under vissa förutsättningar kan utgöra personuppgifter. Det kan gälla uppgifter om tid, datum, nedladdad fil, filens storlek, volym på överförda data, webbläsare, språkinställningar, operativsystem, refererande domän och IP-adress.  Ändamålet med behandlingen av denna typ av information är att tillhandahålla en intressant, säker och användarvänlig webbplats.

  • Laglig grund

Den lagliga grunden för vår behandling av personuppgifter är ett berättigat intresse att marknadsföra våra tjänster och projektstöd, att kommunicera med kunder, leverantörer och andra intressenter samt att erbjuda en intressant, säker och användarvänlig webbplats. I vissa fall är den lagliga grunden att behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra ett avtal eller för att vidta åtgärder på begäran av den som lämnat personuppgifterna innan ett avtal träffas. När det gäller så kallade cookies är den lagliga grunden samtycke. Närmare information om denna behandling framgår av avsnittet om cookies och liknande tekniker nedan.

  • Lagringstid

Generellt så sparar vi inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen. Kategorin intressenter utan något genomfört ansökningssteg i Jordbruksverket IT-system är den enda kategorin ovan där det är möjligt att plocka bort kontaktuppgifter för den som inte längre önskar finnas noterad inom Föreningen Växtlust Värmlands verksamhet

  • Överföring till tredje part

Vår utgångspunkt är att inte lämna ut personuppgifter till oberoende tredje part om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. Det handlar exempelvis om våra leverantörer inom områden som informationssäkerhet, IT, frakt och logistik, ekonomi och marknadsföring samt projektredovisning. Vi säljer inte dina personuppgifter eller låter någon tredje part av andra skäl använda personuppgifter som lämnats till oss för sina egna syften. Undantag är viss teknisk information som under särskilda förutsättningar delas med tredje part enligt nedan.

  • Säkerhet

Vi har rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast personer inom vår organisation som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem. Våra säkerhetssystem är utvecklade för att skydda mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära integritetsrisker.

  • Överföring till länder utanför EU/ESS

Normalt behandlar vi endast personuppgifter inom EU/EES. Dina personuppgifter och teknisk information kan dock i vissa situationer komma att överföras till mottagare utanför EU/EES som har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter. Undantagsvis kan personuppgifter även, efter det att vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder, komma att överföras till mottagare utanför EU/EES som saknar adekvat skyddsnivå för personuppgifter.

  • Rättigheter rörande personuppgifter

Du har rätt att på begäran och utan onödigt dröjsmål få tillgång till dina personuppgifter, att få dina personuppgifter rättade eller, i vissa fall, raderade. Du har vidare rätt att få behandlingen av dina personuppgifter begränsad och att få dina personuppgifter överförda till någon annan. Slutligen har du rätt att begära att dina personuppgifter inte används för direkt marknadsföring. Om du har frågor eller inte är nöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter är du alltid välkommen att kontakta oss. Det finns även en möjlighet att kontakta behörig tillsynsmyndighet.

  • Ändringar

Denna Integritetspolicy uppdateras kontinuerligt och vi rekommenderar att du regelbundet kontrollerar om det har skett några förändringar innan webbplatsen används.

  • Länkar

På vår webbplats förekommer det ibland länkar till andra webbplatser. De webbplatserna står normalt inte under vår kontroll och omfattas inte av denna integritetspolicy. Därför uppmanas du att ta del av webbplatsens integritetspolicy innan du lämnar dina personuppgifter.

Hur dina personuppgifter behandlas

Följande avsnitt förklarar vilka typer av uppgifter som vi kan komma att behandla om dig och för vilka syften. Vi förklarar också hur uppgifterna samlas in och hur länge uppgifterna sparas.

  • Insamling av webbstatistik

När du besöker vår webbplats samlar vi in loggar som innehåller nätidentifierare och tidsstämplar med hjälp av en leverantör. Vi samlar in dessa uppgifter så att vi kan se hur många användare som besöker vår webbplats. Vår rättsliga grund för behandlingen är vårt berättigade intresse av att veta hur vår webbplats används. De uppgifter som samlas in via dessa loggar avidentifieras direkt och sparas därför inte i våra system.

 

Cookies och liknande tekniker

När du besöker vår webbplats får du ange om du samtycker till cookies som bland annat används i syfte att identifiera dig som återkommande besökare och analysera användningen av vår webbplats.

Vi använder cookies för att tillhandahålla vår webbplats, för att samla in webbstatistik och för att hålla reda på dina val när du loggar in. Tabellen nedan förklarar vilka cookies vi använder och för vilka ändamål.
Namn: _ga
Domän: vaxtlust.se
Lagringstid: Två år
Syfte: Statistik

Namn: _gat
Domän: vaxtlust.se
Lagringstid: En minut
Syfte: Statistik

Namn: _gid
Domän: vaxtlust.se
Lagringstid: Två dygn
Syfte: Statistik

 

Webbsidan innehåller även tredjepartcookies från

www.facebook.com

www.google.com

www.gstatic.com

Din webbläsare eller enhet tillåter dig att ändra inställningarna för användningen och omfattningen av cookies. Du kan till exempel välja att blockera alla cookies, endast acceptera vissa cookies, eller radera cookies när du stänger ner din webbläsare. Tänk på att vissa delar av vår webbplats kanske inte fungerar om du blockerar eller raderar cookies. För mer information om cookies och hur du kan ändra din webbläsares inställningar kan du besöka www.aboutcookies.org eller www.allaboutcookies.org.

 

Med vem vilka uppgifterna delas

Vi kommer inte dela, sälja, överlåta eller på annat sätt lämna ut dina uppgifter utöver vad som anges i denna policy, om vi inte är skyldiga att göra det för att fullgöra en rättslig förpliktelse eller om vi har fått ditt samtycke till ett sådant utlämnande. Detta utesluter inte att vi kan använda personuppgiftsbiträden som behandlar uppgifter för vår räkning i enlighet med skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal och våra instruktioner. Personuppgiftsbiträden som får tillgång till dina uppgifter (t.ex. när vi använder en tredje part för att lagra uppgifter på en server), ges inte någon rätt att använda dina uppgifter för andra syften än de syften som anges i denna policy.

Var uppgifterna behandlas

Vi strävar alltid efter att behandla dina uppgifter inom EU/EES. Dina uppgifter kan dock i vissa situationer komma att överföras till och behandlas i ett land utanför EU/EES. Vi kommer då vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina uppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

 

Dina rättigheter

  • Rätt till tillgång

Du har rätt att begära en kopia på de uppgifter som vi behandlar om dig. Kopian är kostnadsfri att begära.

  • Rätt till rättelse

Du har rätt att korrigera felaktiga eller icke-kompletta uppgifter om dig själv.

  • Rätt att bli raderad

Du har rätt att begära radering av dina uppgifter för de fall att uppgiften inte längre är nödvändig för det ändamål den blev insamlad för. Det kan dock finnas legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera delar av dina uppgifter.

  • Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att begära att dina uppgifter överförs från oss till dig själv eller till en annan leverantör. Det kan dock finnas legala skyldigheter som hindrar oss från att överföra delar av dina uppgifter.

  • Rätt till invändning

Du har rätt att göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter som vi utför med stöd av intresseavvägning. Du måste då specificera vilken behandling du invänder mot. Om dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen.

  • Rätt till begränsning

Du har rätt att begära en tillfällig begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Detta innebär att vi tillfälligt flyttar personuppgifterna till ett annat behandlingsystem eller gör uppgifterna otillgängliga för en användare.

  • Rätt att återkalla samtycke

Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke för informationsförmedling genom att kontakta oss på uppgifterna nedan.

  • Rätt att lämna klagomål

Du har rätt att när som helst komma in med ett klagomål till oss eller till behörig tillsynsmyndighet.

Hur du använder dina rättigheter

Om du vill använda någon av dina rättigheter är du välkommen att skicka oss ett meddelande. Om du vill lämna ett klagomål till en tillsynsmyndighet ber vi dig kontakta Datainspektionen på www.datainspektionen.se.

 

Ändringar i denna policy

Om vi gör ändringar i denna policy kommer vi att meddela dig genom att publicera den uppdaterade versionen på webbsidan vaxtlust.se. Om ändringarna är väsentliga, kommer vi även meddela dig på lämpligt sätt och, om det krävs, be om ditt samtycke.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Föreningen Växtlust Värmland (org. nr 802497-6006) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina uppgifter enligt denna policy.

 

Hur kontaktar du oss?

vaxtlust.se har en ansvarig som ansvarar för dataskyddsfrågor. Om du har några frågor kring denna policy, behandlingen av dina uppgifter eller hur kan utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via e-post till info@vaxtlust.se

 

Integritetspolicyn uppdaterades senast 2018-05-29