Under perioden juni – augusti 2017 utvärderades leaderområdet Växtlust Värmlands startfas. Den utvärderade perioden omfattar tiden fr o m Jordbruksverkets startbesked i januari 2016 t o m föreningens årsmöte för det förlängda första räkenskapsåret i april 2017. Attityd i Karlstad AB anlitades för planering av den digitala enkätundersökning som gjordes bland LAG, Medlemmar och Sökande till projekt.
Tillsammans med Carin Grääs på Attityd genomförde leaderkontorets personalteam en workshop, som syftade till att samla in personalens erfarenheter av starten. Vi arbetade också med våra egna rutiner för hur teamets verksamhet ska bedrivas framåt och hur vi kan förändra/effektivisera vårt sätt att jobba i nästa period. Å ena sidan finns behov av att finnas till hands administrativt, för att ge support så snart som möjligt till de sökande och projektägare som behöver stöd och vägledning. Å andra sidan behöver verksamhetsledaren mer tid för fältarbete dvs besök hos företag och organisationer, som är intresserade av att ansöka om stöd än vad som varit möjligt under startfasen.
Framträdande i svaren från alla kategorier i denna utvärdering är omfattande byråkrati, trög start med ändrade förutsättningar och därmed lång inlärningsprocess gällande regelverk och digitala ansöknings- och handläggningssystem. Därtill har mycket långa väntetider i Jordbruksverkets kö till formella beslut om stöd uppstått. Denna tröghet har avspeglat sig i antalet sökande till stöd inom Växtlust Värmlands leaderområdet – färre än förväntat har fullföljt hela ansökningsprocessen under startfasen. Men de som har sökt och fått stöd har startat spännande projekt!
Utvärderingsarbetets huvudrapport kan du läsa HÄR
Inför 2018 har vi gott hopp om att antalet ansökningar om projektstöd ska öka i takt med att såväl sökande som personalteamet och LAG nu börjar lära oss hur ansöknings- och genomförandeprocesserna fungerar i denna programperiod. Jordbruksverket har också som ambition att minska sina handläggningstider (kön för formella beslut) ner till de planerade 3 månaderna.
Viktiga aspekter att tänka på är:
1. Att en väl planerad och budgeterad ansökan om projektstöd ska fullföljas i god tid i förhållande till tänkt genomförandetid. LAG ska efter att varje ansökan är handlagd fatta LAG-beslut om projektet innan en ansökan som har prioriterats kan sändas vidare till Jordbruksverket för formellt beslut
2. Att projektägare noga ska värdera vad som är viktigt att få ersättning för i ett planerat projekt och vad som därmed inte ska ingå. Sök inte om ett större projekt / ett högre stöd än vad projektägarens egna konton (inkl krediter) har möjlighet att betala projektutgifter för ” i förskott”, eftersom varje utgift måste betalas först innan underlaget kan ingå i en ansökan om utbetalning av stödet i nästa steg. Projektägaren måste alltså klara av att ligga ute med pengar för projektets utgifter i längre perioder (likviditetsmässigt) under projekttiden.
3. Att alltid vara noggrann i såväl ord som handling under hela projektgenomförandet. Då kan olika typer av missförstånd och risker för att få utgifter underkända bättre undvikas.
4. Att projektet framför allt ska känns både kul och nyttigt för alla inblandade parter. Då går allt så mycket lättare och det arbete som krävs känns värt mödan. Lycka till!
Läs mer om om du du ansöker om ett projekt under Idéhantering
// Leaderkontoret